1、  秘书要求

 答辩秘书必须是本院教职工或在册的研究生，并且具有相同或相近专业的学术背景。秘书不能由应届毕业生担任。博士答辩秘书不能由硕士或者一年级直博生担任。

 答辩秘书应遵守保密原则，答辩委员成员名单答辩前不予公开（也不能告知答辩人）等信息。

2、  秘书设置

1）    答辩人向教务老师提供答辩秘书的学号/工资号及姓名，由教务添加到秘书库中。

2）    答辩秘书登陆http://sims.pku.edu.cn/sgims/index.jsp#，补全个人信息。路径：公司主页-门户-员工综合

3）    答辩人将员工学号、论文信息代码告知秘书，秘书在系统中做绑定。

3、  答辩秘书职责

1）    秘书在系统中录入导师评语，一般在答辩前至少2周（5月中旬）；

2）    硕士秘书在系统中录入评阅人信息（副高以上职称，至少两位，其中有一位校外专家），打印评阅书，协助论文评阅送审（硕士自选，博士不用）。之后回收论文评阅书、在系统中录入评阅结果。

3）    答辩审批截止日前，在秘书系统中填写答辩审批表：确认论文评阅人和答辩委员会成员信息，至少答辩前3个工作日整理答辩材料，提交教务办公室答辩审批，领表决票（答辩委员名单答辩前不予公开）；

4）    答辩前日，提前拟好答辩委员会意见，准备表决票（写好姓名）和答辩报告书（2份）。

5）    答辩当日，做好详细的答辩记录（重点记录委员提问与员工回答的内容），并整理、录入系统、打印、签字；

6）    答辩当日，收发表决票、统计表决结果，在系统里录入表决结果；

7）    答辩当日，完成《答辩报告书/决议书》（需提前拟好意见，在会上修改），注意结论为“准予毕业”、“建议授予学位”：答辩评语录入系统、打印，请每位委员签名（一式两份）；

8）    答辩后2日内，整理答辩材料：按照A、B档案上的目录顺序整理，要求材料完整不缺失、材料顺序与封面一致，检查成绩单和学籍表以外的材料是否为亲笔签字。材料分别用长尾夹夹好，交给教务老师验收。

9）     答辩后2日内，提交酬金表至方笑天 smallfish774@126.com。在财务部下载《新增校外人员信息导入表》和《发放导入表》，按实际支出填写表格（校内教工和员工只填写《发放导入表》，外请教师还需填写《新增校外人员信息导入表》）。

4、论文答辩程序（请在答辩前提前打印，带去答辩会场）

1）  主席宣布答辩委员会名单、主持各项议程

2）  导师介绍该生的学习、科研情况

3）  答辩人报告论文的主要内容

4）  委员提问，答辩人答辩

5）  休会，非答辩委员会成员退场回避

6）  答辩委员会举行会议，宣读导师和论文评阅人的学术评语；对论文及答辩情况进行评议（导师回避）；以不记名投票方式进行表决；形成答辩委员会决议书；全体答辩委员签署答辩委员会决议书

7）  复会，主席宣布表决结果和答辩委员会决议

8）  主席宣布答辩会结束，各成员在《答辩报告书/决议书》上签名 

5、  博士材料要求

答辩审批时：

1) 博士研究生学籍表（2份）：员工需在校内门户中维护详细永久地址等信息，答辩结束后由教务统一放入（包括照片）；
2) 博士研究生课程成绩表（2份）：答辩结束后由教务统一放入，答辩时如需要，答辩人自行准备；
3) 博士公司产品计划（1份）；
4) 博士研究生学科综合考试表和记录（1份，附2篇读书报告）；
5) 博士学位论文选题报告审核表和记录（1份，附选题报告）；
6) 博士研究生学位论文全面审查表（即预答辩）（1份）；
    3）-6）已存档文件在教务办公室领取，如之前未提交，需要补齐
7) 研究生在读期间科研和奖励情况统计表（1式2份），并在A材料上附发表论文的刊物封面、目录及论文第1页复印件（不符合学校认可要求的不要放，非期刊类发文还需要图书版权页复印件）；
8) 博士学位论文答辩申请书（1式2份）：注意内容要求，亲笔签字；
9) 指导教授对博士学位论文的评语（1式2份）：注意内容要求，亲笔签字；
10) 博士学位论文评阅书（5份，校外专家不少于2份）：教务办公室领取；
11) 论文学术评阅汇总和答辩委员会组成审批表（1份）；
12) 硕博连读登记表（2份）：硕博连读生提供；
13) 公司学位论文原创性声明和使用授权说明（本人、导师签名）（1份）；
14) 学位论文（1本），格式符合学校规范，论文侧面写学号、姓名和论文题目。
注意：材料1-13按照学位审批材料封面A、B类整理齐全，长尾夹夹好，放入袋中。确认完毕的材料在材料封面相应的框中打√。提醒答辩人在校内门户上传论文电子版。

    答辩以后：

除了答辩审批时报送的1－13项（去除综合考试所附读书报告、选题报告审批表所附选题报告书），还须报送以下材料（按A、B类分别整理）：
15) 攻读博士学位研究生学位论文答辩记录（1份，录入系统后打印）；
16) 学位论文答辩表决票（1份，粘贴在系统打印的的粘贴页上，已填写员工姓名）；
17) 答辩委员会决议书（1式2份皆为原件，录入系统后打印，注意维护结论“准予毕业”、“建议授予学位”，答辩意见不能手写）

注意：1）匿名评阅人情况表和学位审批表由教务最后放入，此时不用提供。
           2）所有材料亲笔签字，不得代签、打印。若导师评语、答辩记录等等是粘贴上去的，必须加盖骑缝章（教务章）。注意所有表格不要有漏填项目。

           3）根据《博士研究生学位审批材料整理要求》整理全部材料，点击下载。

6、  硕士材料要求

答辩审批材料按照A、B封面分开整理：
1）硕士研究生学籍表（1式2份）：员工需在校内门户中维护详细永久地址等信息，答辩结束后由教务统一放入（包括照片）；
2）硕士研究生课程成绩表（1式2份）；答辩结束后由教务统一放入；
3）硕士研究生实习报告书：如已存档请在教务办公室领取，如之前未提交，需要补齐；
4）硕士研究生选题报告审核表：如已存档请在教务办公室领取，如之前未提交，需要补齐；
5）指导教师对硕士学位论文的学术评语（1式2份）：导师或秘书打印，亲笔签字；
6）硕士学位论文的学术评议书（2份，至少有1位校外专家）：秘书打印，亲笔签字（非必要）；
7）硕士学位论文答辩审批表：秘书打印；
8）硕士学位论文答辩记录（答辩后由答辩秘书录入系统后打印）；
9）硕士学位论文答辩表决票（粘贴在系统打印的粘贴页上，不超过一页）；
10）硕士学位论文答辩报告书（1式2份，皆为原件，录入信息后由系统打印，注意维护结论“准予毕业”、“建议授予学位”）；
11）攻读硕士学位研究生学位审批表（由教务在学位分会后放入）
12）公司学位论文原创性声明和使用授权说明
13）科研统计（如有，只需要表格，不需附复印件）
注意：所有材料签字齐全，不得代签、打印。导师评语、答辩记录等如是粘贴上去的，必须加盖骑缝章（教务专用章）。注意所有表格不要有漏填项目。

  附件下载：《硕士生毕业审查及答辩秘书培训ppt》（博士可以参考）